دیجیتالی شدن فرآیندهای منابع انسانی: ۴ گام اساسی

دیجیتالی شدن فرآیندهای منابع انسانی: ۴ گام اساسی

امروزه، تحول دیجیتال همچنان اثرات خود را در همه زمینه ها مستقل از بخش و اندازه کسب و کار نشان می دهد. در یک محیط رقابتی جهانی که به سرعت در حال تغییر و توسعه است، شرکت هایی که می خواهند حافظه سازمانی ایجاد کنند و سریع اقدام کنند، شروع به درک ضرورت تحول دیجیتال کرده اند. تقریباً غیرممکن شده است که فرآیندهای منابع انسانی سهم خود را از این تحول بر عهده بگیرند. بنابراین دیجیتالی شدن فرآیندهای منابع انسانی چیست؟ به زبان ساده، کنترل و مدیریت کارهای انجام شده توسط بخش منابع انسانی تا حد زیادی در محیط دیجیتال است.

متأسفانه، مطالعات نشان داده است که تحول دیجیتال در این زمینه به اندازه کافی در سطح جهانی گسترده نیست. “بررسی شاخص دیجیتالی سازی در فرآیندهای منابع انسانی” که با همکاری Kariyer.net و PwC انجام شد نتایج مشابهی را تایید می کند. این تحقیق با مشارکت ۱۷۰ نفر از ۲۵ بخش مختلف نشان می‌دهد که شرکت‌ها فرآیندهای منابع انسانی خود را با میانگین ۵۱ درصد دیجیتالی می‌کنند.

توزیع مدیریت فرآیندهای منابع انسانی شرکت های مشارکت کننده به شرح زیر است:

چگونه فرآیندهای منابع انسانی خود را مدیریت می کنید؟

ما معمولاً فرآیندها را به صورت دستی مدیریت می کنیم                                                                                                                                         نرخ  ۵۵%

ما از فرآیندهای سیستم های محدود ​​پشتیبانی می کنیم                                                                                                                                       نرخ  ۳۴%

ما از پلتفرم های تکنولوژیکی بدون ادغام استفاده می کنیم

ما از سیستم های کاملاً یکپارچه استفاده می کنیم و از طریق برنامه های تلفن همراه از آنها پشتیبانی می کنیم                                                              نرخ  ۱۱%

بررسی شاخص دیجیتالی شدن در فرآیندهای منابع انسانی – سطوح بلوغ فناوری

این تحقیقات نشان می‌دهد که ۳۴ درصد از شرکت‌ها نقشه راه فناوری‌های منابع انسانی دارند، در حالی که ۲۹ درصد از شرکت‌ها قصد دارند نقشه راه فناوری در آینده ایجاد کنند.

با وجود شکست روش‌های سنتی منابع انسانی، می‌توان مشاهده کرد که از هر ۱۰ شرکت، ۹ شرکت به جای استفاده از فناوری‌های مدرن، از نظرسنجی‌های سالانه کارکنان استفاده می‌کنند. واضح است که اگر داده‌های جمع‌آوری‌شده از این نظرسنجی‌ها تنها ماه‌ها بعد قابل تجزیه و تحلیل باشد، نتایج چندان سودمند نیستند.

بنابراین چگونه می‌توانیم فرآیندهای منابع انسانی را به محیط دیجیتال منتقل کنیم، هنگام تصمیم‌گیری در مورد راه‌حل فن‌آوری که استفاده خواهیم کرد، به چه چیزی می‌توانیم توجه کنیم؟

اهداف و اولویت های خود را تعیین کنید

دیجیتالی شدن فرآیندهای منابع انسانی نباید تنها به نیازها و انتظارات بخش منابع انسانی پاسخ دهد. اگر بخواهیم در مورد یک تحول دیجیتال موفق صحبت کنیم، ذینفع واقعی این فرآیند باید کارمندان باشند. توانمندسازی کارکنان برای ثبت درخواست‌های آموزشی از طریق سیستم می‌تواند هدف دیجیتالی‌سازی باشد. همچنین انجام عملیات استخدام که فرآیندی نسبتاً پیچیده است از طریق سیستم های دیجیتال می تواند هدف باشد. برای شرکت هایی که برای اولین بار این گام را برمی دارند، تعیین اهداف ساده تری مناسب تر است. به عنوان مثال می توانید نمودار سازمانی و فایل های شخصی را به عنوان ابتدا در سیستم آپلود کنید. می توانید بودجه و برنامه زمانی متناسب با اهداف و اولویت ها ایجاد کنید.

پلتفرم سلف سرویس را به کارمندان خود ارائه دهید

امروزه برخی از شرکت ها با انتخاب نرم افزار منابع انسانی که به کارکنان فرصت دسترسی، مشاهده و تغییر اطلاعات مربوط به فرآیندهای مربوط به آنها را نمی دهد، به حفظ مدیریت مرکزی ادامه می دهند. این رویکرد سنتی و قدیمی است. دسترسی کارکنان به برخی اطلاعات از طریق پلتفرم های سلف سرویس مزایای زیادی دارد. بخش منابع انسانی داده های کمتری را وارد می کند و کارمندان مشارکت بیشتری دارند. کارمندان می توانند فرآیندهایی را که قبلاً انتظار مداخله بخش مربوطه را داشتند انجام دهند و روند کار را سرعت بخشند. شما می توانید این را با نرم افزار منابع انسانی ارائه دهید که امکان مدیریت فرآیندهایی مانند ایجاد درخواست مرخصی، مشاهده جزئیات حقوق و دستمزد، به روز رسانی اطلاعات شخصی از طریق یک پلت فرم سلف سرویس مبتنی بر وب را فراهم می کند. ضمناً ذخیره و توزیع مدارک (فرم مرخصی، حقوق و دستمزد، فرم ارزیابی کارکنان و …) در سامانه به نفع شرکت ها و محیط زیست نیز خواهد بود.

فرآیندهای ارزیابی عملکرد خود را دیجیتالی کنید

مهم نیست که فناوری چگونه پیشرفت کند، استفاده از این فناوری بدون وجود انسان ممکن نیست. به همین دلیل، مدیریت منابع انسانی برای شرکت ها ضروری است. در مدیریت منابع انسانی، ایجاد یک ارزیابی عملکرد واقعی و منصفانه برای اطمینان از اینکه کارکنان می توانند در یک محیط موثر، کارآمد و شاد کار کنند، ضروری شده است. عملیات ارزیابی عملکرد فرآیندی است که هم از کارکنان و هم از مدیران شرکت ها وقت می گیرد. دیجیتالی شدن این فرآیند باعث صرفه جویی در زمان قابل مشاهده می شود و نقش بسزایی در توسعه ارتباطات داخلی ایفا می کند. به عنوان یک مزیت دیگر می توان گفت که ارزیابی عملکرد در یک محیط شفاف و قابل حسابرسی باعث افزایش وفاداری کارکنان به شرکت می شود.

نرم افزار منابع انسانی مناسب برای شرکت خود را انتخاب کنید

شرکت ها می توانند در انتخاب نرم افزار منابع انسانی با مشکل مواجه شوند زیرا گزینه های نرم افزاری بسیار زیادی در بازار وجود دارد. برخی از این نرم افزار راه حل های یکپارچه منابع انسانی را ارائه می دهد. برخی راه‌حل‌هایی ارائه می‌دهند که فقط الزامات قانونی را برآورده می‌کنند (مانند محاسبه حقوق و دستمزد). برخی بر مسائل خاص تر تمرکز می کنند و فقط به مدیریت سیستماتیک آن موضوع کمک می کنند (به عنوان مثال ردیابی برگه زمانی، ارزیابی عملکرد، مدیریت مرخصی، مدیریت نظرسنجی و غیره). در این مرحله، تعیین انتظارات و اهداف شرکت شما بسیار مهم است. به خصوص اگر شرکت شما یک شرکت چند ملیتی است و کارمندانی از ملیت های مختلف در کشورهای مختلف دارید، اولویت شما باید نرم افزاری باشد که بتواند به راحتی با مقررات قانونی کشورها تطبیق دهد. مزایای نرم افزار یکپارچه منابع انسانی به شرح زیر است: نیاز به ورود داده های کمتری دارد، می توان گزارش های پیشرفته تری تولید کرد، کاربران مجبور نیستند بیش از یک نرم افزار را یاد بگیرند، و فرآیند تطبیق سریعتر است.

دیجیتالی شدن، مانند هر زمینه ای، در مدیریت منابع انسانی باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شرکت ها و افزایش بهره وری کارکنان می شود. شما می توانید تمام فرآیندهای منابع انسانی خود را از طریق EGHR – سیستم جهانی منابع انسانی که توسط ENKA Systems توسعه داده شده است، از ردیابی تقاضای پرسنل تا ارزیابی عملکرد در یک سیستم واحد مدیریت کنید.